Plantilla para Adquisiciones – El Guión Definitivo de 3 Pasos para la Negociación

El guión de negociación

Necesitas una plantilla para adquisiciones? Te has estado preguntando cómo es la negociación perfecta?

No busques más!

• Esta plantilla incluye consejos útiles sobre cómo prepararte para tu negociación.
• También discutiré estrategias prácticas que ayudarán a cualquier profesional de adquisiciones a obtener mejores ofertas.

Todo proceso de negociación comienza con la preparación, seguido de una estrategia definida y, por último, pero menos importante: la negociación en sí. Este artículo te guiará a través de los tres pasos!

Primero: cuál es la definición de negociación?

Antes de explicar los tres pasos que te ayudarán a lograr mejores acuerdos, empezamos con algo de contexto con respecto a la definición de negociaciones. Fundamentalmente, cualquier negociación se trata simplemente del intercambio de variables (en propuestas), donde usualmente ocurre que las variables no tienen exactamente el mismo valor para ambas partes en la mesa.

Cuáles son los pasos esenciales en la preparación de cualquier negociación?

Lo más importante al prepararse para una negociación es recopilar la mayor información posible para ti mismo para poder estimar la interdependencia de la mejor manera posible (1) para lograr una buena descripción general de las variables del trato (2) y su importancia para ambas partes (3), y luego pensar en qué (4) y sobre todo cómo quieres lograr tu objetivo (5)

Nota del editor:

El programa de Certificación de Adquisiciones basadas en Datos te enseña las habilidades necesarias para tomar mejores decisiones basadas en hechos que finalmente benefician tanto a las organizaciones como a sus empleados. Como Gerente de Adquisiciones basado en datos, tendrás un conjunto completo en habilidades de análisis que te permitirán reemplazar el instinto con un análisis claro y te ayudará a lograr operaciones con los resultados con los que has estado soñando.

Paso 1: Qué preguntas son las importantes de obtener respuesta? [Preparación]

Con lo siguiente te guiaré a través de los pasos anteriores desde mi perspectiva, con suerte, te ayudará.

1. Con quién estás negociando? Son solo implementadores o pueden realmente tomar decisiones sobre si, digamos, el precio puede bajar un 10%?
2. La autoridad capaz de tomar decisiones en la mesa no influye en tu conversación, pero sí en la negociación. Cuando el otro lado de la mesa no pueda decidir, participa en la conversación y coloca tu demanda sobre la mesa, pero no tengas la ilusión de que ya será una negociación.
3. Conoces a otras personas o compañías que adquieran el mismo producto o servicio? Cuánto pagan? Cuanta más información, mejor, porque con esto puedes poner hechos sobre la mesa sin tener que convencer (retomaremos esto más adelante)
4. Por cuánto tiempo has estado pagando los precios actuales? Hasta cuándo estará vigente tu contrato actual o lo renegocias cada año? Si se trata de un contrato en curso, simplemente cambia las reglas del juego mientras el partido está en curso (en términos de fútbol), por supuesto, si es legalmente imposible.
5. Relación de poder: el hecho de que tengas mejor rendimiento que otras ramas es una ventaja de negociación. Es más fácil negociar cuando la interdependencia, por la razón que sea, es alta. Buen puente al siguiente:
6. Reemplazabilidad: Con qué facilidad puedes reemplazar a tu proveedor y viceversa? Esto también dice algo sobre tu posición. Cuanto más difícil sea para ellos reemplazarte, más fuerte será tu posición, y viceversa.
7. Inicia todas las negociaciones y comienza a discutir todas las variables: qué han querido incluir en el contrato durante mucho tiempo, pero que nunca fue posible? Recuerda: qué cosas son importantes para ti? Qué variable es menos importante? Cuáles son importantes para ellos? Entrega eso “fácilmente”.
8. Riesgo: Cuál de las partes está expuesta a más riesgo en este contrato con un % de la venta? El escritor o el editor?
9. Punto de quiebre: con qué trato estás satisfecho? Determina esto con anticipación. Cuál es realmente tu resultado deseado de la negociación, estás satisfecho cuando mejora o también cuando mantienes la compensación igual a la actual?
10. Intenta en todo momento estar en la cabeza de tu socio negociador al otro lado de la mesa: cuándo está satisfecho? Cuál es su punto de quiebre?

Enfócate antes de cada reunión en lo que es más importante para la compañía de la persona con la que estas negociando. Elabora una lista larga de variables que sean importantes tanto para ti como para la compañía con la que estás negociando. Cuantas más variables haya en tu lista, mejor. Clasifícalas antes de comenzar la negociación en importancia para ti y tu contraparte. Las mejores ofertas se dan cuando intercambias las variables con un valor bajo para ti y alto para el otro lado por las que tienen un valor alto para ti y bajo para el otro.

Paso 2: ¿Cómo es un proceso perfecto de negociación? [Estrategia]

1. Recopila información
2. Decide si quieres hacer una propuesta primero o dejar que el otro la haga
3. Después de clasificar las variables, determina tu preferencia, intención y punto de quiebre: cuándo estarás satisfecho? Para obtener inspiración y ayuda, continua leyendo
4. Determina tu propia oferta de apertura y determina cuándo deseas ponerla sobre la mesa.
5. Pregunta tanto como sea posible para comprender su oferta inicial (en la mesa recibirás mucha más información que por escrito, usa esto)
6. En la negociación, si es necesario, regala variables importantes o no importantes en pequeños avances. Se impredecible!
7. El trato tiende a ir por debajo de tu punto de quiebre? No cierres el trato!

Paso 3: ¿Qué consejos debo aplicar como Profesional de Adquisiciones? [Negociación]

Generalmente escribo todas las variables posibles antes de comenzar y las clasifico primero en términos de importancia para mí y luego para la contraparte. Si se te ocurre una variable que es menos importante para ti pero más importante para ellos, el juego consiste en llevar esta variable a la negociación, fingir que es importante para ti y, finalmente, cambiarla por algo importante para ti.

Pregunta tanto como sea posible de lo que no puedas averiguar por ti mismo. El otro lado de la mesa queda un poco molesto pero refuerza tu posición (porque al final podrás hacer una mejor contrapropuesta).

Si bien es importante exponer tu punto de vista, tener cuidado no es solo ‘convencer’ al otro lado de que tienes la razón. Primero trata de averiguar si puedes convencer al otro lado de tu posición sin negociar, pero el hecho de que estés en la mesa el jueves implica todo lo contrario. Entonces, asegúrate de saber con anticipación qué quieres lograr (variables más importantes) y cómo (en base a propuestas).

Dos consejos importantes para cada negociación: intenta, si es razonable para el otro lado de la mesa, mantener siempre la conversación y siempre realizar propuestas condicionales: “Estoy dispuesto a estar de acuerdo con X si ustedes están de acuerdo con Y y Z”.